Ethics Line Procedure
1. OBJETO
El presente documento tiene por objeto establecer las pautas de Líneas Éticas y los procedimientos de gestión, investigación y ejecución de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo que se pueda producir en FRIOMASTER SAS, así como, la transparencia y los derechos de las partes.
La comunicación puede referirse a hechos o comportamientos pasados, presentes o futuros.
2. ALCANCE
Es aplicable a toda persona Natural o Jurídica que guarde relación con FRIOMASTER SAS y denuncie un incumplimiento o una irregularidad, ilícito o hecho delictivo empleando el Línea Ética. Por tanto, aplicable a sus Socios, Colaboradores, Directivos, Clientes, y Proveedores (en adelante, "Denunciante”).
3. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN.
3.1. Comunicaciones.
En caso de que el Denunciante entienda que se han producido algún incumplimiento del ordenamiento jurídico vigente, la normativa interna de la compañía o de las políticas que la desarrollen, deberá enviar un correo electrónico a la siguiente dirección:
Si resultase imposible, por razones técnicas, remitir la comunicación a través de la página web, podrá remitirse la misma por correo electrónico a la siguiente dirección:
- Correo electrónico: gerencia@friomaster.co
Adicionalmente, los empleados de FRIOMASTER SAS podrán formular sus comunicaciones ante su superior jerárquico, quien deberá remitirlas al Oficial de Cumplimiento para la gestión de estas.
El encargado de gestionar el Línea Ética no revelará en ningún momento el nombre del Denunciante de buena fe, salvo requerimiento judicial u obligación legal. En FRIOMASTER SAS ha adoptado las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad.
Las comunicaciones podrán ser anónimas si así lo desea el Denunciante, sin perjuicio de la valoración que pueda realizarse de las mismas conforme a los criterios que se expondrán en este Procedimiento.
Si la comunicación no fuera anónima, deberá obligatoriamente contener los siguientes datos:
- Nombre del Denunciante y Numero de Identificacion
- Datos de contacto: teléfono y dirección de correo electrónico, a efectos de comunicaciones.
- Contenido de la comunicación: deberán describirse de manera concreta y precisa los hechos sucedidos, la sociedad y el área afectada, la fecha o periodo y los posibles sujetos responsables;
- Las comunicaciones deberán acompañarse de toda la información relevante, en cualquier soporte (documento, audio, vídeo), que se encuentre a disposición del Denunciante.
3.2. Procedimiento de gestión de la comunicación.
3.2.1. Recepción y gestión de las comunicaciones.
Órgano receptor de las comunicaciones
Las comunicaciones formuladas a través del Línea Ética serán recibidas por el Oficial de Cumplimiento de FRIOMASTER SAS.
Las comunicaciones serán recibidas a través de los medios puestos a disposición por FRIOMASTER SAS. El Oficial de Cumplimiento de FRIOMASTER SAS será quien ejecute el presente procedimiento de gestión en su totalidad. El proceso gestión de las comunicaciones tendrá un plazo no superior al tiempo de 3 meses, en cumplimiento de los programas de SAGRILAFT y PTEE.
Los buzones habilitados para la recepción de las comunicaciones se revisarán con una periodicidad semanal
En el supuesto de que la comunicación recibida se refiera al Oficial de Cumplimiento, éste se abstendrá de intervenir en cualquier fase de los procedimientos y comunicará esta circunstancia de manera inmediata a la Gerencia de la empresa de la que proceda la información obtenida que, nombrará a una persona (ausente de conflictos de interés) distinta que ejercerá sus funciones en relación con la investigación afectada.
Registro de comunicaciones:
Todas las comunicaciones recibidas serán registradas a través del formulario incluido en el Anexo 1 del presente documento, con fines de control y estadística. El registro incluirá los siguientes campos:
- Número de referencia.
- Fecha de recepción.
- Descripción de la comunicación.
- Denunciante (se incluirán solo las iniciales).
- Medio a través del cual se recibe la comunicación.
Acuse de recibo e información al usuario sobre el Canal:
Con el fin de que el Denunciante obtenga una verificación sobre la recepción de la comunicación, se realizará un acuse de recibo a la dirección desde donde se haya emitido la comunicación en un plazo máximo de un mes. Adicionalmente, se informará por el mismo medio sobre características del Canal y de los derechos del Denunciante:
- Compromiso de confidencialidad. Las personas que gestionan el Línea Ética no revelarán en ningún momento el nombre del Denunciante de buena fe, salvo requerimiento judicial u obligación legal.
- Indemnidad al Denunciante que realiza comunicaciones de buena fe. El envío de comunicaciones de mala fe será comunicado a la empresa, quien podrá tomar medidas disciplinarias.
- Protección de datos. El Línea Ética cumple con toda la normativa relativa a la Protección de Datos de carácter Personal, según la normatividad colombiana vigente.
El acuse de recibo deberá contener las cláusulas establecidas en el Anexo 2 del presente documento.
3.2.2. Análisis de la comunicación.
Las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético serán analizadas para valorar si el hecho sobre el que se informa podría considerarse ilícito en nuestro ordenamiento jurídico o si pudiera vulnerar la normativa interna o alguna de las políticas corporativas de FRIOMASTER SAS. Además, se deberá analizar si se trata de un suceso verosímil y si la comunicación se ha podido realizar dolosamente o de mala fe.
Criterios de valoración.
Se considera que el Denunciante actúa de buena fe cuando su comunicación esté basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo. Las comunicaciones deberán realizarse sin dolo, mala fe y sin ánimo de perjudicar a la empresa o algún grupo de interés de la compañía.
En todo caso, las siguientes comunicaciones no serán admitidas a trámite:
- Comunicaciones que no se refieran a hechos que puedan constituir una infracción de cualquier normativa o ilícito penal.
- Cuando no exista información suficiente sobre los hechos investigados o presente inconsistencias o imprecisiones manifiestas.
- Comunicaciones que aparezcan como manifiestamente infundadas o inverosímiles.
3.2.3. Comunicaciones desestimadas.
Las comunicaciones desestimadas serán registradas en el formulario incluido en el Anexo 1, incluyendo la información relativa a la fecha de cierre y al motivo de cierre y se archivarán de forma anonimizada.
3.2.4. Comunicaciones estimadas.
Las comunicaciones estimadas serán registradas en el formulario incluido en el Anexo 1, incluyendo la información relativa a la fecha de cierre y al motivo de cierre.
3.2.5. Información a los interesados.
Se notificará al Denunciante sobre la tramitación de la comunicación y el tipo y contenido de dicha información, en un plazo no superior a 3 meses, o 6 meses en casos debidamente justificados, independientemente de que el expediente haya sido archivado o continúe en fase de investigación.
Se notificará al investigado en un plazo de 30 días, salvo que considere que debe demorarse dicha información para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración. Se deberá reflejar, por escrito, los motivos de la demora sobre el deber de informar al investigado.
4. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN Y EJECUCIÓN.
4.1. Investigación.
Con la admisión de la comunicación, el Oficial de Cumplimiento será el encargado de llevar a cabo las diligencias necesarias para el esclarecimiento de los hechos notificados. En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento podrá solicitar apoyo de especialistas en caso de duda o necesidad. Los especialistas deberán cumplir con todos los principios, derechos y obligaciones presentes en este procedimiento.
Para el debido desarrollo de la investigación se podrán practicar todas las diligencias o investigaciones que se consideren oportunas para comprobar la veracidad de información notificada, siempre y cuando sean aceptados por la normativa laboral vigente.
Dichas diligencias podrán consistir en:
- Entrevistas con el investigado o con otras personas que serán debidamente documentadas y registradas.
- Solicitudes de información y documentación al investigado o a terceros.
- Recabar toda información o documentación que estime necesaria a todas las áreas o sociedades de FRIOMASTER SAS, respetando la normativa aplicable en materia de protección de datos, el derecho laboral aplicable y los derechos fundamentales del investigado.
- Solicitar el apoyo de investigadores externos para el análisis de determinada información.
- Cualquier otra diligencia que el Oficial de Cumplimiento considere necesaria para llevar a cabo la investigación.
Todas las diligencias practicadas por el Oficial de Cumplimiento serán confidenciales y deberán ser reflejadas por escrito para acreditar que han sido llevadas a cabo.
El Oficial de Cumplimiento realizará un Informe Final que contendrá:
- Propuesta de sanción o archivo, debidamente justificada.
- Diligencias practicadas con los resultados obtenidos.
- Las posibles infracciones de normativas o políticas internas o de los procedimientos infringidos.
- Una propuesta de medidas disciplinarias respecto al responsable o responsables.
- Las alegaciones del investigado, otorgándole un plazo no inferior a 10 días hábiles, para que pueda hacer alegaciones y aportar las pruebas que considere oportunas.
4.2. Decisión, ejecución y cierre.
El Informe Final sobre el contenido de la comunicación será remitido, en caso de propuesta de sanción, a la Gerencia de la empresa de la que proviene la conducta, que será quien deba ejecutar la sanción basada en la información que le ha sido remitida.
Una vez el investigado ha sido sancionado, la comunicación es archivada y registrada con toda la información del proceso.
5. DERECHOS Y OBLIGACIONES
Principios informadores del protocolo.
El presente documento, con el fin de garantizar un procedimiento con todas las garantías legales y procesales se basa en los siguientes principios informadores:
- Presunción de inocencia.
- Contradicción.
- Confidencialidad.
- No represalias al Denunciante.
Derechos y obligaciones del Denunciante
Se garantizará la confidencialidad de la identidad del Denunciante, no divulgando las investigaciones a otros empleados o representantes de FRIOMASTER SAS.
No obstante, dicha divulgación podrá ser necesaria en virtud de una investigación llevada a cabo por una autoridad como la Policía, Fiscalía, un órgano judicial u otra autoridad competente.
No cabrá ningún tipo de represalia o consecuencia negativa contra el Denunciante por el hecho de la comunicación, salvo que la investigación interna determine que la comunicación ha sido realizada con conocimiento de su falsedad o que se ha realizado con temerario desprecio hacia la verdad, mala fe o abuso de derecho.
La realización de comunicaciones falsas, con temerario desprecio hacia la verdad, mala fe o abuso de derecho constituye una infracción grave de las políticas de FRIOMASTER SAS y podrá dar lugar a las correspondientes sanciones disciplinarias.
Los Denunciantes que hayan participado en la infracción de las políticas de FRIOMASTER SAS no resultarán exentos de su eventual responsabilidad por el mero hecho de haber formulado la comunicación.
Derechos y obligaciones del investigado
El investigado deberá comparecer ante el Oficial de Cumplimiento cuando sea requerido para ello, con el fin de asegurar el buen fin de la investigación.
Durante la investigación el investigado podrá estar asistido de abogado.
En cualquier momento durante la investigación, el investigado podrá (i) exponer su versión completa de los hechos al Oficial de Cumplimiento, tanto verbalmente como por escrito, y (ii) aportar a la investigación cuantos documentos o testimonios considere oportunos para el esclarecimiento de los hechos. La entrevista podrá ser documentada.
El investigado será informado de las decisiones que pueda adoptar FRIOMASTER SAS como resultado de la investigación.
El investigado deberá mantener la confidencialidad acerca de la existencia de la investigación y su contenido.
En caso de incumplimiento por parte del investigado de las obligaciones descritas anteriormente, podrá aplicársele la sanción disciplinaria que corresponda.
Derechos y deberes de las personas llamadas a colaborar con la investigación
Todas las personas reflejadas en el alcance del presente procedimiento deberán colaborar con la investigación. En particular, deberán:
- Comparecer a entrevistas con el Oficial de Cumplimiento, en el caso de que sean requeridas para ello, contestando a todas las preguntas formuladas.
- Contestar a todos los requerimientos de información o documentación formuladas por el Oficial de Cumplimiento.
- Facilitar al Oficial de Cumplimiento todos los documentos que sirvan para acreditar los hechos comunicados.
- Mantener absoluta confidencialidad acerca de la existencia de la investigación y de su contenido.
El incumplimiento de las obligaciones anteriores podrá dar lugar a la imposición de la sanción disciplinaria que corresponda.
El mero hecho de ser una persona colaboradora no investigada nunca podrá ser merecedor de sanción ni de represalia alguna.
6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Canal Ético de FRIOMASTER SAS cumple con la Ley de Protección de Datos Personales. Los datos personales facilitados con ocasión de las comunicaciones y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente serán tratados únicamente para la gestión de estas.
Los titulares de los Datos Personales podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición según lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos personales mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: gerencia@friomaster.co. Además, el ejercicio de tales derechos por la persona investigada no implicará que se le comuniquen los datos identificativos del Denunciante.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos en el Línea Ética, deberá procederse a su supresión del sistema de comunicaciones, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, para la investigación de los hechos comunicados, no conservándose en el propio sistema de información las comunicaciones internas.
Los datos personales que no sean pertinentes para la tramitación de un caso específico se eliminarán inmediatamente.
7. REVISIÓN
El presente procedimiento será actualizado y revisado periódicamente en conformidad con los cambios organizativos, legales y evaluaciones del uso del Línea Ética.
8. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Código de Conducta
Reglamento Interno
Programa SAGRILAFT
Programa PTEE